WhatsApp Business 2021: Guía definitiva para aprender a utilizarla

¿Quieres mejorar la comunicación con tus clientes? ¿Te gustaría aumentar tus ventas? Si a todas estas preguntas tu respuesta es si, WhatsApp Business 2021 es tu herramienta perfecta. Es una plataforma que puede resultar clave para impulsar tu negocio, da igual que estés empezando o que ya lleves unos cuantos años. Actúa de nexo entre tú, como vendedor, y los miles de millones de usuarios que tiene esta aplicación actualmente. Esta herramienta está teniendo muchísimo éxito entre los que tienen un negocio porque dispone de múltiples funcionalidades y beneficios. En este post te vamos a enseñar cómo te la puedes instalar y como puedes utilizarla para sacar el máximo rendimiento. 

¡Aumenta tu facturación con WhatsApp Business!

¿Qué es WhatsApp Business 2021?

WhatsApp Business 2021 es la versión del popular servicio de mensajería dirigida a los negocios. Su lanzamiento oficial tuvo lugar en el año 2018 y pretende cubrir las necesidades de comunicación que tienen las empresas. A tal efecto dispone de pequeños cambios muy interesantes que pueden ser muy útiles para aumentar las ventas. Es una aplicación totalmente independiente de WhatsApp normal que es la que utilizas para hablar a diario con tus amigos y familiares. Por lo tanto, si quieres utilizar esta aplicación debes desinstalar primero WhatsApp normal, a no ser que tengas dos números de teléfono o dos tarjetas.

Esta versión para negocios cuenta con todo lo que tiene la versión normal pero con muchas más funcionalidades, por lo que también puedes decantarte por utilizar solo esta versión para temas personales y profesionales.  

Por el momento es una aplicación totalmente gratuita aunque pueda parecer de pago. Al crearte una cuenta de empresa en WhatsApp Business 2021 podrás contactar con tus clientes para responder todas sus dudas, pero además podrás vender online tus productos o tus servicios. De esta forma esta plataforma actúa de comercio electrónico sin que tengas que pagar de más. 

En definitiva, esta aplicación es una herramienta muy completa con la que te resultará más fácil comunicarte con tus clientes, enseñarle tus productos y/o servicios y usar herramientas especiales para automatizar, ordenar y responder mensajes rápidamente. Para usar al 100% todas sus funcionalidades, solo tienes que seguir esta guía y verás como tu facturación mejora notablemente. ¡Es una maravilla!

¡Aprovecha todas sus funcionalidades!

¿Cómo descargar WhatsApp Business 2021?

Para descargar WhatsApp Business 2021 gratuitamente solo tienes que acceder a Google Play Store. Se descarga y se instala muy fácilmente como cualquier otra aplicación. Lo puedes instalar tanto en móvil como en PC al igual que la versión normal.Tienes que tener en cuenta que si has decidido usarla como única aplicación para contactar con amigos, familiares y también con clientes, debes primero desinstalar la versión de WhatsApp normal que tengas en tu móvil. Pero antes de desinstalarla debes realizar una copia de seguridad para no perder los chats, aunque lo normal es que se recuperen automáticamente. (Yo instalé whatsapp business y automáticamente me aparecieron todos mis chats sin problema)

Pero para ser cautos, vamos a realizar una copia de seguridad de WhatsApp normal sigue los siguientes pasos: 

• Ve a “ajustes”
• Haz clic en “chats”
• Haz clic en “copias de seguridad”
• En última copia saldrá la fecha en la que se realizó la última y un botón de guardar que es el que tienes que pulsar para poder hacer la copia antes de desinstalar esta versión. 

Normalmente, las copias de seguridad suelen estar configuradas para que se realicen automáticamente con la frecuencia que quieras. Esta configuración la podrás realizar en ajustes de Google Drive. 

Mantén actualizada tu versión de WhatsApp Business 2021

Para mantener siempre actualizada tu aplicación de WhatsApp Business 2021 sigue los siguientes pasos: 

• Ve a Google Play Store desde tu teléfono móvil
• En el menú principal pincha en “mis aplicaciones y juegos”
• Busca WhatsApp Business y entra en la página principal de Google Play Store
• Pincha en los tres puntos de arriba de la esquina superior derecha 
• En el menú opciones marca la casilla “actualizar automáticamente” para que las futuras actualizaciones se descarguen e instalen automáticamente sin que tengas tú que estar pendiente. 

Cómo empezar a utilizar WhatsApp Business 2021

El funcionamiento de WhatsApp Business 2021 es muy sencillo. Lo primero que tienes que hacer para empezar a utilizarlo es registrar el perfil de tu negocio y configurar la cuenta para comenzar a conversar con los clientes. Una vez descargada la aplicación, ábrela para comenzar a configurar tu perfil como empresa. Lo primero que deberás introducir es tu número de teléfono, que es el que va asociado a la cuenta. El siguiente paso es seleccionar una categoría para tu negocio de entre las que te ofrece: hotel, belleza, cuidado personal, etc. Puedes utilizar el buscador que hay en la parte superior para introducir el término que mejor se relaciona con tu negocio y acelerar la búsqueda. 

Y por último, tendrás que añadir la información más relevante de tu empresa, como el nombre del negocio, su dirección, horario, dirección de correo electrónico, web y una breve descripción explicando a que te dedicas del tipo “yo me dedico a la venta de ramos de flores artesanales para eventos y particulares”. Además, como en la versión normal puedes añadir una foto de imagen de perfil que puede ser tu logo.

Funcionalidades de WhatsApp Business 2021

Una vez creado tu perfil de empresa es el momento de empezar a utilizar todas sus funcionalidades. Con ellas podrás mejorar la comunicación con tus clientes. WhatsApp Business 2021 te permite configurar mensajes de ausencia, mensajes de bienvenida, respuestas rápidas, etiquetas para organizar chats y crear grupos para difundir mensajes. 

¡Vamos a ver todas sus funcionalidades!

1- Fijar chats arriba

Esta función es muy útil para cuando quieres acordarte de algo que te han dicho o cuando no puedes contestar en ese momento y quieres acordarte de hacerlo después. Puedes fijar hasta 3 chats. Para fijar cualquier chat solo tienes que mantenerlo pulsado y en la parte de arriba pulsar el icono de la chincheta. ¡Es muy cómodo!

2- Conversar con los clientes

Puedes conversar con los clientes igual que como lo hacías con tus amigos y familiares en la versión de WhatsApp normal, así que difunde tu número de teléfono para que se puedan poner en contacto contigo. 

3- Herramientas para la empresa

En esta sección WhatsApp Business 2021 te permite usar muchas funciones para aumentar tus ventas. Vamos a verla con detenimiento. 

• • Perfil de empresa

En este apartado podrás añadir, modificar o eliminar información relativa a tu negocio, como el nombre de tu negocio, el horario, la web, la dirección postal o el correo electrónico. 

• • Catálogo

Esta función es totalmente opcional. Puedes vender online, si lo deseas, tus productos y servicios a través de WhatsApp Business a tus clientes. Así darás a conocer lo que vendes y tus clientes recibirán información sobre tus productos o servicios. Es muy útil para promover las compras en tu negocio. Para utilizar esta funcionalidad tienes que entrar en “herramientas de la empresa”, pulsa en “catálogo” y con el botón “añadir artículo” puedes ir subiendo uno a uno tus productos o servicios. Puedes añadir imágenes, nombre y opcionalmente hasta precios. 

• • Mensaje de ausencia

Con esta función podrás responder a cualquier usuario de forma automática cuando estés ausente. De esta forma, cuando estés descansando o de vacaciones y no puedas contestar, WhatsApp Business 2021 trabajará por ti. Es importante que marques tu horario laboral porque te ayudará a sacar provecho a esta función. En el texto de este mensaje puedes poner algo como que no puedes atender en ese momento, pero que le contestarás lo antes que puedas. Pero este mensaje puedes aprovecharlo para añadir enlaces a tus redes sociales, a tu página web o a donde quieras. Así podrás sacarle el máximo rendimiento y tus clientes podrán seguirte en tus redes sociales o en tu blog, navegar por tu web o ver tus vídeos de You Tube.  

Para configurar el mensaje de ausencia, escribe el texto que quieras que les llegue a tus clientes cuando no estés disponible. Después, especifica el horario de envío y a que destinatarios quieres que les llegue. Como horario de envío puedes marcar siempre, un horario personalizado o indicar que lo haga fuera de tu horario comercial si lo has establecido. En cuanto a los destinatarios, puedes marcar enviárselo a todos o con excepciones.  

• • Mensaje de bienvenida 

Es el mensaje que se enviará automáticamente a un usuario cuando te envíe un mensaje por primera vez o después de 14 días sin actividad. En este mensaje puedes darle la bienvenida, indicarle que vendes y preguntarle en qué le puedes ayudar. También puedes agradecerle su confianza en tu marca, porque a la gente le encanta sentir que le agradeces cualquier acción. En su configuración también puedes indicar quienes quieres que lo reciban. 

• • Respuestas rápidas

WhatsApp Business 2021 te permite guardar y volver a usar los mensajes que envías con frecuencia para responder de manera sencilla y rápida a las preguntas más frecuentes. Incluso puedes crear tus propios atajos de teclado enlazados con dichas respuestas.

• • Etiquetas

Puedes organizar tus chats y clientes mediante las etiquetas para encontrarlos más fácilmente. Puedes difundir un mensaje al grupo que tenga la misma etiqueta. Ejemplos de etiquetas pueden ser “interesados”, “nuevos clientes”, “pagos pendientes” y “pedidos pagados”. Establece las etiquetas que más te convengan según tu tipo de negocio. Cada uno de tus chats aparecerá con una etiqueta de color. Cada etiqueta tiene un color diferente para poder diferenciar los contactos que están incluidos en cada una de ellas, es muy práctico ¡úsalas!

• • Enlace directo

Puedes invitar a un chat mediante un enlace o un código QR. Si un cliente abre el enlace directo en un dispositivo en el que tenga WhatsApp instalado, se abrirá un chat entre vosotros. Si lo abre en un navegador, se abrirá una página web con la información de tu empresa y el mensaje predeterminado si es que estableciste uno. Desde allí, el cliente podrá hacer clic en continuar al chat para abrir un nuevo chat en WhatsApp Business e iniciar una conversación. 

Cuando creas tu cuenta de empresa en esta plataforma ya se genera automáticamente un enlace directo para tu empresa. Para acceder a este enlace y poder compartirlo sigue los siguientes pasos: 

• Dirígete a “ajustes” y después a “herramientas para la empresa”
• Toca “enlace directo” para ver el enlace que se generó de forma automática

Este enlace podrás copiarlo y pegarlo en algún lugar de tu sitio web o en tu página de Facebook, para ello toca el icono de enlace?. Si lo quieres enviar directamente a tus clientes toca el icono de compartir. Si quieres que los clientes usen una plantilla de mensaje cuando abran el enlace, toca el control deslizante para establecerla. Para crear y editar el mensaje toca el icono del lápiz ✏

• • Facebook e Instagram

WhatsApp Business 2021 te permite añadir whatsapp a tus cuentas de Facebook e Instagram. Así podrás hacer que las personas se comuniquen contigo fácilmente desde las páginas de tu empresa. 

Al vincular tu cuenta de WhatsApp Business a tu página de Facebook o Instagram podrás sincronizar la información de la empresa de tu perfil con tu cuenta de WhatsApp Business. Aparecerá tu número como opción de contacto en ambos perfiles para que te puedan enviar un mensaje directamente a WhatsApp.

Para activar la sincronización debes ser administrador de la página de Facebook, tener una cuenta en WhatsApp Business y tu aplicación de WhatsApp debe ser la más reciente. Todos los cambios que se realicen en tu perfil de la red social se reflejarán automáticamente en tu cuenta de mensajería de empresa, pero no a la inversa. Una vez activada la sincronización, ésta funcionará tanto en las versiones web como en las móviles. 

Para añadir o eliminar una cuenta de WhatsApp Business en tu página de negocio de Facebook realiza los siguientes pasos: 

1. Abre tu página de Facebook.
2. Toca “Más”.
3. Pulsa “configuración”.
4. Toca “WhatsApp”.
5. En “Conectar tu cuenta” añade tu código de país y número de teléfono.
6. Toca “enviar código”.
7. Escribe el código que se te ha enviado a tu cuenta de mensajería.
8. Pulsa “listo” y selecciona “sincronizar información” para que la información de tu página de negocio también se muestre en tu cuenta de whatsApp. 

Para añadir tu cuenta de WhatsApp Business a tu cuenta de Instagram realiza los siguientes pasos: 

1. Ve a tu perfil de Instagram y pulsa en “Editar perfil”.
2. En el apartado “Información pública de la empresa” toca “opciones de contacto”.
3. Selecciona “WhtasApp”.
4. Selecciona el número de WhatsApp al que quieres conectar o añade un número nuevo. 
5. Pulsa “Enviar código de confirmación” para verificar tu cuenta de mensajería. 
6. Una vez confirmado el número debe aparecer tu número como opción de contacto en tu perfil de Instagram. 

 

4- Crear un nuevo grupo

La versión de WhatsApp Business 2021 permite la organización laboral de los grupos, te permitirá colocar diferentes etiquetas en ellos. El procedimiento para crear un grupo es igual que en la versión normal, debes de seguir los siguientes pasos: 

• Pincha en los tres puntitos que hay en la esquina superior derecha de tu pantalla.
• Entre las distintas opciones selecciona “Nuevo grupo”.
• A continuación se abrirá tu lista de contactos, selecciona los que quieres añadir al grupo y pulsa en la flecha del círculo verde.
• Por último, introduce el nombre del grupo y pulsa sobre el botón verde.

En los grupos puedes compartir tus productos o servicios con sus miembros, pero para que tengas éxito debes mantenerlo activo. Interactúa con sus miembros a menudo, comparte tus productos o servicios todos los días y haz promociones. Los grupos también sirven para aclarar las dudas que te pregunten sus integrantes. También puedes avisarles de que has subido un video nuevo, que has publicado un nuevo artículo o que vas a dar una videoconferencia. 

Puedes crear un catálogo con tus productos y servicios para darlos a conocer, promocionar los nuevos, y enviar un enlace a una landing page. Pero, sobre todo es importante que fidelices al cliente ofreciéndole contenido y productos de muy buena calidad. Puedes enviar mensajes tú solo al grupo o que ellos puedan interactuar, que es la opción que está por defecto. Si quieres que no puedan interactuar en determinados momentos:

• Dirígete a los tres puntitos de la parte superior derecha, selecciona “info del grupo”
• Después, ve a “ajustes del grupo” 
• En la opción de enviar mensajes puedes darles permiso o no a los miembros del grupo para que envíen mensajes.

En la opción “editar info. del grupo” puedes darles permiso o no para que cambien el asunto, el icono o la descripción del grupo. Y en la opción “designar administradores del grupo” puedes añadir a los miembros que quieras que también sean administradores. 

En el apartado donde se ve quienes son los participantes del grupo está la opción de “enlace de invitación del grupo”. Aquí se genera un enlace que lo puedes enviar por WhatsApp, email, establecerlo en una landing page o en tu página de Facebook para que puedan solicitar formar parte del grupo. Si quieres cerrar el grupo, puedes pulsar la opción “restablecer enlace” y ya no podrán entrar más miembros. 

5- Crea mensajes de difusión 

Con esta opción WhatsApp Business 2021 te permite enviar mensajes masivos a tus clientes. Podrás compartir información con tus clientes o contactos constantemente, pero hay que tener cuidado porque al estar en contacto directo con cada uno de ellos puedes resultar algo pesado. No difundas muchos mensajes seguidos porque podrían cansar a tus clientes y te pueden bloquear. Para empezar a difundir mensajes y compartir información con cada uno de tus contactos sigue estos pasos: 

• Pulsa en los tres puntitos de la parte superior derecha.
• Entre las distintas opciones selecciona “Nueva difusión”.
• Selecciona de entre tu lista de contactos a aquellos que quieras enviarles mensajes.
• Pulsa el icono verde que hay en la parte inferior de la pantalla. 
• Escribe el mensaje a difundir y anexa los archivos que quieras enviar.
• Presiona el botón de enviar.

Los mensajes de difusión deben ser utilizados para crear campañas de anuncios. Antes de escribir tu mensaje ten claro que objetivo quieres alcanzar con él y lo que quieres comunicar. Añade siempre contenido multimedia porque eso ayuda a captar más la atención. Puedes ofrecer promociones y descuentos o dar a conocer nuevos productos o servicios. Intenta evitar mandar el mismo contenido que ya tienes en tus redes sociales. 

6- Usa WhatsApp Business en tu PC

WhatsApp Web es la versión de WhatsApp Business 2021 para PC. Te permitirá ver la misma interfaz que ves en tu dispositivo móvil pero en la pantalla de tu ordenador. Para descargarla en tu PC sigue los siguientes pasos: 

• Ve a https://web.whatsApp.com en tu PC. Se mostrará Un código QR.
• Pulsa los tres puntitos que están arriba a la derecha y selecciona WhatsApp Web.
• Escanea el código QR y enseguida verás la interfaz de la aplicación en tu pantalla.

 

7- Utiliza los mensajes destacados

Al marcar un mensaje como destacado podrás guardarlo y acceder a él sin tener que buscarlo entre todos los mensajes de la conversación. Esto es muy útil si quieres recordar información de interés para ti. Para marcar un mensaje destacado tienes que realizar los mismos pasos que en la versión normal. Dentro del chat, mantén pulsado el mensaje que quieres destacar y aparecerá arriba el icono de una estrella, apriétalo para guardar el mensaje. 

Después, para acceder a los mensajes destacados de WhatsApp Business 2021, pulsa los tres puntitos de la esquina superior de la derecha de la pantalla y pulsa la opción “mensajes destacados”. 

8- Realiza los ajustes necesarios

Desde la opción de ajustes podrás configurar la información de tu cuenta, el fondo de pantalla, la privacidad, los tonos de las notificaciones y muchas cosas más. 

Pasos para instalar WhatsApp Business en WordPress

Instalando un plugin en tu web hecha con WordPress aparecerá un icono de WhatsApp Business 2021. Los usuarios al apretar este icono irán directamente a la aplicación de mensajería para poder hablar contigo.

Existen muchos plugins para hacerlo, pero uno de los más recomendados y conocidos se llama Join.chat. Para configurarlo tendrás primero que poner tu teléfono, decir en que parte quieres que se muestre el icono, puedes decidir si WhatsApp solo se abrirá en tu móvil o también en tu ordenador, y también puedes escribir un mensaje si lo deseas. También puedes configurar una llamada a la acción y el tiempo en de retardo. Existe la opción “globo de aviso” que si la desmarcas verás que en vez de un icono aparecerá una caja. Puedes hacer que esté oculto el icono en determinadas páginas.

Cómo hacer un Chatbot para WhatsApp Business 2021

Para crear un Chatbot para WhatsApp Business 2021 sigue estos pasos: 

• Ve a Google Play Store y en su buscador escribe “autorrespuesta whatsapp”.
• Escoge Whatsauto.
• Una vez instalada la aplicación ve a la pestaña menú y selecciona “aplicaciones soportadas”, entre las distintas opciones activa WhatsApp Business.
• Después selecciona la opción de respuesta que quieras para crear el chatbot.

Entre las distintas opciones de respuesta podrás escoger:

• Respuesta personalizada: Es una de las más habituales junto a la de menú. Para crear una respuesta personalizada dale al + del círculo verde. En palabras clave de entrada escribe las palabras por las que al escribirlas los demás les llegará una respuesta automática. Y en mensaje de respuesta escribe el mensaje automático que les llegará, en él podemos añadir algunas etiquetas, como por ejemplo el nombre, así se nombrará a la persona a la que está respondiendo. Es muy importante que en opciones marques la opción de “contiene”. 

 

• Respuesta del menú: Para crear una respuesta de este tipo hay que dirigirse a la pestaña de menú principal. La activamos y pulsamos la opción de texto de respuesta automática. Marcamos que envíe el de respuesta del menú porque previamente ya hemos configurado el menú y los submenús de respuestas. Asegúrate de tener desactivada la respuesta personalizada. 

 

• Puedes escribir un mensaje de bienvenida si lo deseas. 

En la pestaña de contactos puedes incluir o excluir los contactos de respuestas automáticas, incluso grupos. En el apartado de estadísticas puedes ver el rendimiento del chatbot. Es importante que sepas que este chatbot también puedes ponerlo en práctica para otras aplicaciones como Instagram, Messenger o LinkedIn. 

 

Consejos para vender más en WhatsApp Business 2021

WhatsApp Business 2021 es una herramienta que bien usada te permitirá incrementar las ventas de tu negocio. Para aprovechar al máximo sus funcionalidades sigue estos consejos:

• Responde a los mensajes de tus clientes lo más rápido que puedas. Hay una gran diferencia entre contestar a los pocos minutos que a los dos días, causarás mejor impresión. 
• Responde en audios en vez de en textos. Este tipo de respuesta creará un vínculo más cercano con tu cliente y generará más confianza en él. 
• Sé lo más natural posible en tus respuestas. Muéstrate cercano, para ello puedes contar alguna anécdota personal. 
• Utiliza los mensajes de ausencia para responder a los mensajes de tus clientes cuando no estés disponible. Evitarás dar la sensación de que están desatendidos. 
• Promociona tus productos o servicios en los grupos, ofrece descuentos y promociones, incluso añade enlaces a una landing page o a tu web.  

 

Conclusiones

WhatsApp Business 2021 es una gran herramienta de marketing y comunicación para las empresas y profesionales. Si la sabes utilizar correctamente tus ventas aumentarán y es totalmente gratis. Además de mejorar la comunicación con tus clientes, también te permite vender productos o servicios directamente a través de ella. Esta versión dispone de las funciones que tiene la versión normal, pero con otras más para que puedan ser utilizadas por las empresas. Para instalarla, primero tendrás que desinstalar la versión normal si la tienes y luego descargarla en tu móvil desde Google Play Store, pero también puedes tenerla en tu PC.

Entre sus muchas funcionalidades están la posibilidad de establecer mensajes de bienvenida o de ausencia para que tus clientes siempre estén bien atendidos. También puedes crear grupos para difundir mensajes sobre tus productos o servicios y añadir etiquetas a tus contactos para organizarte mejor. 

¡Empieza ya a sacar todo el potencial de esta herramienta!